Publipostage pour associations

Publipostage (mailing) avec LibreOffice ou Microsoft Office

Cet article aborde le publipostage aussi appelé mailing selon les logiciels de bureautique utilisés. Le but est d'éditer une série de courriers nominatifs à l'attention des adhérents d'une association. On s'exercera à partir d'un traitement de texte (Writer ou Word) et d'un tableur (Calc ou Excel).

Voici les documents sous licence libre CC-BY-SA à visionner puis à télécharger pour s'exercer  :

• Un modèle de lettre d'invitation à une assemblée générale :
• Au format LibreOffice (Writer ".odt"), cliquez ici,
• Ou au format Microsoft Office (Word ".doc"), cliquez ici,
• Et pour servir de source de données, un tableau de contacts :
• Au format LibreOffice (Calc ".ods"), cliquez ici,
• Ou au format Microsoft Office (Excel ".xls"), cliquez ici.

A suivre :

1. Les tutos en vidéos,
2. L'étude du résultat final à atteindre,
3. L'origine du tableau de contacts,
4. Et un exercice complémentaire pour filtre les contacts

1/ Pour se rafraichir la mémoire, voici quelques tutos sous forme de vidéo :

• Pour LibreOffice Writer et Calc :

• Pour Microsoft Office Word 2010 :

• Pour Word et Excel 2016 :

2/ Le résultat final :

Pour Writer sous LibreOffice 5.2.5 :

• Le modèle de lettre d'invitation avec les champs <Titre>, <Prénom>..., cliquez ici,
• Et le document fusionné avec un courrier pour chacun des 4 contacts, cliquez ici.

Exemple commenté d'édition d'une lettre avec la déclinaison pour une femme

3/ Le tableau de contacts a été obtenu :

• A partir d'une exportation au format "csv" depuis un groupe de contacts fictifs (Ex.: Adhérents 2016-2017) enregistrées dans "contacts.google.com" (associé à Gmail),
• Puis d'une conversion du format ".CSV" au format classique d'un classeur (tableau).

Astuces :

1. L'idéal est d'éviter de perdre du temps en démultipliant la saisie des coordonnées de vos contacts. Donc, chaque tableau de contacts pour chaque publipostage est issue d'une source unique : le carnet de contacts de votre messagerie (incorporant les adresses mails et postales).
   
   Cela suppose d'être très rigoureux lors de la saisie de chaque contact. Idéalement, dans le carnet de contacts de votre messagerie, il doit y avoir au minimum ces champs distincts :
1. Prénom,
2. Nom,
3. Titre (M. ou Mme) (dans Gmail, on peut utiliser préfixe),
4. Adresse de rue,
5. CP
6. VILLE
2.  Bien sûr, pour faciliter la transmission entre les membres du bureau (y compris lorsque le bureau évolue après les élections), l'idéal est d'avoir une messagerie au nom de l'association et pas au nom d'une des membres du bureau.
   
   Attention, à ce jour (27 février 2017), le webmail Orange (pro) ne permet pas d'exporter un groupe de contacts en particulier mais tous les contacts sans distinctions. Du coup, il faut supprimer toutes les lignes inutiles avec le tableur après chaque exportation. Pas terrible !! A éviter si possible !!
3. La messagerie Gmail est indépendante de votre fournisseur d'accès internet (FAI). Donc, elle est toujours disponible quelque soit le changement de FAI. D'autre part, la version traditionnelle du carnet de contacts est beaucoup plus complète et pratique à utiliser que la nouvelle version (26 février 2017) pour les appareils mobiles. Elle permet notamment très facilement :
• D'exporter un groupe de contacts au format CSV,
• Et d'enregistrer un groupe de contacts (Ex.: Mailing AG 2017) depuis d'autres groupes de contacts (Ex.: Adhérents 2016-2017, Institutionnels).
4. Le tableau tableau peut être créé par tout type de moyens :
• Le fait de passer par le carnet de contacts de votre messagerie n'est pas une obligation.
• Si par exemple, vous souhaitez prendre uniquement en compte les adhérents à jour de leur cotisation, l'obtention d'un tableau similaire à partir de vos données comptables peut être une solution tout à fait judicieuse.

Filtre par âge et par adresse mail - Exercices complémentaires

 4/ Le tableau de contacts peut aussi être filtré. Par exemple, dans l'assistant de mailing, il est possible de ne prendre en compte que :

• Les personnes n'ayant pas d'adresse mail : le but étant de limiter le nombre de courriers postaux (coûts importants) au profit des envois d'invitation par mail,
• Ou les personnes ont au-delà d'un certain âge (Ex. cas de figure : invitation à une manifestation en l'honneur d'Aînés Ruraux).

Pour s'exercer le tableau du groupe de contacts a donc été modifié en intégrant une colonne qui calcule l'âge à partir de la date d'anniversaire et de la date de ce jour :

• Pour le format "ods" de LibreOffice, cliquez ici,
• Pour le format "xls" d'Excel, cliquez ici.